Tavşanlı Zeytinoğlu Kütüphanesi’ndeki yazma eserler, özel izne tabi olarak yerinde görülebildiğinden, çalışmamızı kolaylaştırmak için, eserlerin pdf formatlarını temin etme gerekliliği hâsıl oldu.  Bunu sağlamak için proje paydaşlarından DPÜ İlahiyat Fakültesi (DPÜİF) aracılıyla gerekli yazışmalar Kültür ve Turizm Bakanlığı, Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü ve Yazma Eserler Kurum Başkanlığı ile tamamlandı. Görüntüler (Pdf), çalışma komisyonunda bulunan hocalar arasında, taksim edilecektir. Kataloglama çerçevesinde tüm hocaların, eserleri, ihtisas sahasına göre tahkik edeceği müşterek bir şablon geliştirilmiş, şablonun proje sözleşmesine müteakiben yapılacak toplantı ile proje ekibine izah edilmesi planlanmıştır. Çalışmalar, her araştırmacının bilgisayar ortamında, şahsi zaman takvimine göre tamamlanmaktadır. 3 ayda bir değerlendirme toplantısı yapma ve ilerleme raporları sunma planlanmıştır.

Yapılacak çalışmada eserler dillerine göre (Arapça yazmalar, Farsça Yazmalar… şeklinde) ve ilim dalları veya konularına göre (Hadis, Fıkıh, Matematik… gibi) tasnif edilecek, her ilim dalındaki eserler ya kronolojik ya da alfabetik olarak verilecektir. Tavsiflerde önce ana eserler, ardından bunların şerh ve haşiyeleri verilecek, müellifi bilinmeyen eserler ise o ilme ait kısmın sonunda yer alacak, birden fazla nüshası bulunan eserler ise istinsah tarihine göre, eskiden yeniye doğru sıralanacaktır. Ayrıca değişik hacimli nüshalar bulunduğu takdirde önce tam nüshalar, ardından eksik nüshalar verilecektir.

Her eserin tavsifinde ise aşağıdaki hususlar bulunacaktır:

1.Demirbaş no (Katalog sıra no/Arşiv no/Kayıt no)

2.Tasnif no: Yazma eserin konu numarasıdır.

3.Eski kayıt no (Varsa) : Kitabın önceki koleksiyonda taşıdığı numaradır.

4.Eserin tam adı ve tanıtımı

- Eserin adı yazmada geçtiği şekilde verilecek, varsa bilinen adları ayrıca belirtilecektir. Adı olmayan eserlere araştırmacı tarafından isim verilecekse köşeli parantez kullanılacaktır.

- Tanıtımda eserin konusu ve bölümleri belirtilecek (Mukaddime, bablar, bab başlıkları, alt başlıklar, hatime), eserdeki minyatür, tezhip, cetvel, levha, plan, harita, şekil ve resimlerin sayfaları verilecek (“varak 9-10, 15-16’da şekiller var” gibi) ve eserin basılıp basılmadığı belirtilecektir.

5.Müellifinin tam adı ve tanıtımı: Bu kısımda müellifin adı, varsa şöhret bulduğu adı(hicri ve miladi olarak) ile birlikte kısa bir biyografisi verilecektir. Eser çeviri ise çevirenin, şerh ise şerh edenin adı yazar adı altında gösterilecektir.

6.Eserin cildi (varsa)

7.Dili

8.Konusu/Alanı: Hadis, Tefsir, Matematik, Tarih gibi

9.Nüshanın başı: Eserin başından bir iki satır örnek olarak verilmelidir. Bu kısım, dijital görüntülerde ilgili yerlerin kopyaları eklenerek yapılacaktır (Gerekli görüldüğü takdirde yazı da eklenebilir). Başı eksik nüshalarda mevcut kısmın ilk cümleleri verilecektir.

10. Nüshanın sonu: : Eserin sonundan bir iki satır örnek olarak verilmelidir. Bu kısım da dijital görüntülerde ilgili yerlerin kopyaları eklenerek yapılacak, gerekli görüldüğü takdirde yazı da eklenebilecektir. Sonu eksik nüshalarda ise bitiş cümlesi verilecektir.

11.İstinsah veya telif tarihi (Hicri ve Miladi)

12.Müstensih

13.İstinsah/Ferağ/Ketebe kaydı: Bu(İstinsah yeri bilgisinde şehir, medrese... vs. yazılacak: “İstanbul, Valide-i Atik Medresesi” gibi. Ferağ kaydı yoksa müdellel olmak şartıyla, tahmini yazılabilir.)

14.Temellük kaydı:

15.Eserin geldiği yer ve hangi şekilde geldiği:

16.Kâğıt çeşidi: “Suyolu filigranlı” gibi

17.Sayısı (kaç adet olduğu)

18.Yazı çeşidi: Nesih, Kufî, Talîk...gibi

19.Ölçüsü: Yazma eserlerde ölçü, dış ve iç ölçü olarak tespit edilir ve milimetre "mm" şeklinde yazılır. Dış ölçü, kitabın yaprağının boy ve enini gösteren ölçüdür. Kitabın dışından ve cildinden ölçü alınmaz. İç ölçü, kitabın yaprağı üzerinde yazının bulunduğu alanın ölçüsüdür. Bazı yazma eserlerde yazının etrafı bir cetvel ile çerçevelenmiştir. Bazılarında ise cetvel yoktur. Cetvel yoksa başlıksız tam metinli sayfanın ölçüsü alınır. İç ölçü tespit edilirken kitabın baş, orta ve son kısımlarında birkaç yerden kontrol edilmesi gerekir. Eğer bu ölçüler farklı ise, o zaman başka anlamında "bb" kısaltması ile gösterilir (235 x 160 - 180 x 120 mm.; 235 x 160 - bb x bb mm. gibi).

20.Sayfa veya varak sayısı: “

21.Satır sayısı:

22.Cilt çeşidi: “Sırtı meşin mukavva” gibi.

23.Nüsha üzerindeki kayıtlar, notlar (varsa, eserdeki önemli kayıtlar, bölümler vs.): “44b varağında Türkçesi başlar. Birçok eserden toplanmış mesâil-i fıkhiyye konusunu ihtiva eder. Sonunda 3 boş varak bulunmaktadır” gibi.

Başvurulan kaynaklar/kataloglar: Çalışma esnasında müracaat edilen kaynak ve katalog künye bilgileri, akademik formata (DİA’daki yazım ve imla kurallarına) uygun olarak yazılır.

Yapılacak çalışmanın sonunda hem müellif hem de eser adları başta olmak üzere farklı kategorilerde indeksler hazırlanacak; eserin sonunda da bazı önemli nüshalardan örnek fotokopiler verilecektir. Ayrıca kataloğun baş tarafında kısaltmalar listesi ve sonunda da bibliyografya bulunacaktır. 

Sonuç olarak, kaybolmaya yüz tutmuş eserlerin projemiz aracılığıyla tanıtılması, bu eserlerin müstakbel çalışmalardaki kullanımını artıracaktır. Dolayısıyla bu eserler, kataloğun tamamlanmasından sonraki çalışmalarda yer aldıkça, proje de amacına ulaşmış olacaktır.